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Vai contratar um serviço ERP? Veja como fazer a análise contratual!

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A contratação de serviços ERP não é uma tarefa simples, principalmente porque esse tipo de serviço é bastante complexo, exigindo que o contratante transite por questões técnicas e jurídicas importantes durante o processo de negociação e contratação da prestadora de serviços. Nesse contexto, a análise contratual assume um papel relevante, uma vez que contribui para a segurança jurídica e operacional de todo o processo.

A análise contratual é um serviço que tem a função de avaliar os termos de uma negociação e contribuir para a formatação de um contrato que seja adequado e favorável para todas as partes nele envolvidas. Ele é realizado por profissionais com conhecimento técnico na área que é objeto do contrato e também com conhecimento jurídico em direito contratual.

Preparamos este artigo com o objetivo de mostrar ao leitor quais são os pontos principais que devem ser observados durante a etapa de negociação e contratação de um serviço ERP. Com essas dicas, você vai reduzir riscos para o seu negócio e garantir que o contrato firmado esteja alinhado com as necessidades da sua organização. Acompanhe!

Como fazer a análise contratual para contratar um ERP

Revise todo o processo de negociação

Antes de dar início à formatação de um contrato de prestação de serviços ERP, o contratante deve analisar com cuidado todo o processo de negociação travado com o fornecedor. Normalmente, a falta de experiência e conhecimento na área faz com que muitos gestores caiam em armadilhas na negociação, que acabam gerando um impacto extremamente negativo em médio e longo prazo.

Um exemplo muito comum é o de contratos nos quais o contratante realiza o pagamento integral do serviço antes mesmo da entrega e implementação do sistema. Isso ocorre pois a negociação determinou prazos específicos para pagamento que, muitas vezes, não são compatíveis com os prazos de entrega do sistema.

Dessa forma, a revisão do processo de negociação e a atenção a pontos como esses minimizam riscos para o contratante, contribuindo para a formatação de um documento que seja favorável e equânime entre as partes. [rock-convert-pdf id=”1500″]

Analise o histórico do fornecedor

Essa é uma armadilha que pode trazer transtornos significativos para o empresário e, por isso, é preciso avaliar a questão de forma antecipada. O histórico do fornecedor ERP diz muito sobre a seriedade e o posicionamento da empresa no mercado. Por isso, antes de firmar um contrato com o prestador de serviços, busque informações sobre clientes atendidos e avalie o feedback dessas empresas sobre a experiência com o fornecedor.

É válido destacar que empresas com um histórico negativo costumam repetir esses erros com vários clientes. Por outro lado, companhias sérias e que prezam pela qualidade do trabalho desenvolvido dificilmente lhe trarão dores de cabeça.

Avalie a existência das funcionalidades prometidas

Outro aspecto importante na análise contratual é a verificação da efetiva existência das funcionalidades prometidas. Esse é talvez um dos problemas mais comuns envolvendo contratos ERP com prestadores de serviço desqualificados.

Esses profissionais costumam oferecer, aos seus clientes, soluções que não existem ou, ainda, que não podem ser aplicadas dentro do contexto daquele negócio. Uma dica interessante para você, que não tem conhecimento técnico na área e, por isso, tem mais dificuldade de compreender o tema, é conversar com outras empresas que já implantaram o sistema e que têm um modelo de negócio semelhante ao seu.

Se você não tiver acesso a esse tipo de empresa, uma alternativa é buscar o auxílio de organizações que oferecem consultoria especializada na área.

Verifique a experiência da equipe de implementação

A implementação de um sistema ERP é um processo complexo que envolve inúmeros profissionais, tanto por parte do prestador de serviços quanto por parte do próprio contratante, que precisa estabelecer uma rotina de implementação e alinhar as tarefas dos setores internos.

Isso vai garantir que a prestadora de serviços consiga realizar seu trabalho de forma eficiente e que a rotina da empresa seja afetada o mínimo possível. A complexidade de todo esse processo de implementação exige que o prestador e os profissionais indicados para a realização da execução do projeto tenham experiência na área, a fim de garantir que todos os requisitos sejam atendidos e que o sistema seja implantado com maior tranquilidade e sem grandes problemas.

Nesse contexto, equipes inexperientes acabam tendo maior dificuldade de garantir a segurança e a efetividade nas ações tomadas, gerando problemas que podem atrasar ou, até mesmo, inviabilizar a entrega final do sistema.

Busque informações sobre a manutenção do sistema

Por fim, uma dica importante e que não pode passar despercebida é observar a necessidade de avaliar aspectos relacionados com a manutenção do sistema. Ao realizar a análise contratual, o empresário precisa verificar com atenção as cláusulas que tratam da questão.

Isso porque a manutenção é extremamente importante para a segurança do negócio, uma vez que qualquer problema no sistema precisa ser prontamente resolvido pelo fornecedor. Algumas empresas esquecem-se de incluir cláusulas contratuais específicas sobre o tema e isso gera um reflexo extremamente negativo na prática.

Como você pôde ver no decorrer deste artigo, a contratação de um sistema ERP deve envolver uma análise criteriosa do fornecedor do serviço, seguida de um planejamento adequado do contrato e de todas as etapas de implementação do sistema. Isso trará mais segurança para o contratante, minimizando riscos de perdas financeiras para o negócio.

Hoje, as empresas já têm a possibilidade de contar com o apoio de consultorias especializadas, que oferecem uma assessoria jurídica e técnica na área de tecnologia da informação. Isso garante o apoio desde o processo de mapeamento das necessidades até a negociação com os fornecedores e a assinatura do contrato de prestação de serviços.

Esse apoio especializado traz mais segurança quanto à aplicação prática das dicas trazidas ao longo deste artigo, além de contribuir para o alinhamento do contrato de acordo com as necessidades e particularidades de cada empresa.

Você é empresário e está contratando um serviço ERP para a sua organização? Então, invista em uma análise contratual, contando com o apoio técnico e jurídico da empresa pioneira nesse mercado. Entre em contato com a Cruvinel Consultorias e conheça os nossos serviços!

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