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Tudo o que você precisa saber sobre compliance!

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Compliance é um termo que tem origem do verbo inglês “to comply”, que significa estar em conformidade, agir de acordo com a lei, as regras, as normas e as convenções. Os programas de compliance tiveram origem nos Estados Unidos no século XX, emergindo junto ao surgimento de agências reguladoras e de novos modelos de fiscalização implementados pelo governo.

Foi no setor financeiro que ele cresceu e passou a ser enxergado como uma solução eficiente para garantir a segurança e a estabilidade das operações executadas dentro das empresas. Com a adoção de princípios, boas práticas empresariais e ações preventivas focadas no respeito à legislação, os gestores perceberam que os seus negócios cresciam na mesma proporção que os riscos diminuíam.

No Brasil, desde 1998, estratégias de compliance já transitavam por grandes empresas do ramo financeiro. Entretanto, foi em 2012, com a publicação da Lei 12.683/2012, que trata da lavagem de dinheiro, que o assunto ganhou destaque e passou a integrar as estratégias e operações de empresas de diversos setores do mercado brasileiro.

Levando em consideração as vantagens e a relevância do compliance dentro do contexto empresarial, desenvolvemos este artigo na forma de um guia completo sobre o assunto. Além de entender o conceito, você vai descobrir como implantar um modelo de compliance na sua empresa, quais são as boas práticas, como funciona o compliance de TI e como ele pode contribuir para o alcance de melhores resultados na sua organização. Quer saber mais? Então, continue a leitura e entenda!

O que é compliance e qual a sua importância para as empresas?

Na prática, aplicar uma estratégia de compliance na empresa significa alinhar suas ações e operações de acordo com a legislação, os regulamentos, as normas e as regras, tanto internas quanto externas. Esse alinhamento com a legislação faz com que a companhia evite multas, punições, processos administrativos e judiciais e, até mesmo, escândalos envolvendo condutas inapropriadas.

Hoje, grandes empresas já estão investindo na criação de departamentos específicos de compliance. Já as menores têm apostado na contratação de profissionais especializados que realizam uma análise periódica da organização, avaliando se ela está em conformidade com as regras em vigor.

É necessário ter em mente que uma estratégia desse tipo só alcança efetividade quando os gestores e colaboradores estão em consonância com ela. Formatar a cultura da empresa para que ela esteja alinhada com respeito à legislação deve ser um interesse comum a todos que integram a corporação.

Dessa forma, o compliance é importante na medida em que seu trabalho garante que a empresa atue em conformidade com a lei, as regras e os regulamentos aplicáveis ao seu negócio. Sua atuação vai desde o monitoramento de atividades, passando pela prevenção de conflitos, pela manutenção da integridade, pela reputação junto ao mercado e pelo alinhamento com a legislação tributária e trabalhista, até a eficiência na manutenção de contratos de TI. 

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Quais são as atividades realizadas pelo setor de compliance?

Como você já deve ter percebido, o compliance tem a função de contribuir para que a empresa cumpra com a lei. Isso significa que suas ações são voltadas para a eficiência das operações e o seu alinhamento com a legislação.

Ou seja, o seu trabalho é de gerenciamento dos controles internos, realizado por meio da análise dos riscos operacionais e da prevenção de eventuais fraudes. Além disso, a atuação também tem foco no desenvolvimento de auditorias, no estabelecimento de normas internas, no desenvolvimento de programas de melhoria, no gerenciamento, na revisão e na criação de políticas de gestão e elaboração de manuais de conduta.

As áreas de TI e segurança da informação também se beneficiam com o compliance, uma vez que as ações de atendimento à legislação incluem todas as áreas da empresa, inclusive a de tecnologia.

Ademais, o compliance é responsável pela disseminação de uma cultura organizacional entre os funcionários, orientando-os e auxiliando-os de forma contínua para que as boas práticas sejam integradas ao negócio.

Quais são as vantagens do compliance?

Além da segurança jurídica, merecem destaque outras três vantagens das empresas que apostam em compliance: a redução dos custos, a ampliação da vantagem competitiva e a eficiência operacional.

Como o compliance auxilia na prevenção de problemas que poderiam onerar a empresa, como multas administrativas e processos judiciais, é natural que as suas estratégias reflitam diretamente na redução de custos para o negócio. Investir na implementação do compliance protege a empresa, por exemplo, de erros no recolhimento de tributos e de obrigações junto ao governo.

Uma empresa que está comprometida com o cumprimento da legislação, certamente, destaca-se dos concorrentes que não têm esse mesmo objetivo. Uma organização empresária idônea, que preza pela sua imagem e pelo respeito à lei, ganha respeito junto ao mercado, atraindo investidores, clientes, fornecedores e, até mesmo, talentos profissionais que têm interesse em compôr o seu quadro de colaboradores.

Com um programa de compliance, a empresa tem condições de eliminar falhas em seus processos e agregar qualidade e eficiência operacional. Isso contribui para o aumento na qualidade dos seus produtos e/ou serviços, contribuindo para que as vantagens acima citadas se tornem ainda mais efetivas.

Quais são os modelos de compliance?

O crescimento do compliance no Brasil e no mundo fez com que ele passasse a ser aplicado em diversos mercados e setores da economia. O que era uma estratégia do segmento financeiro, hoje, contribui para o desenvolvimento e a qualidade de todo o mercado. Confira, a seguir, alguns modelos de compliance e entenda um pouco mais sobre cada um deles.

Compliance ambiental

Está focado na redução de impactos no meio ambiente causados por empresas que realizam atividades que podem contribuir para que isso aconteça.

Existem muitas normas e leis em vigor que visam a eliminar riscos ao meio ambiente, mas, muitas vezes, as empresas têm dificuldade de se alinhar a todas elas. O compliance ambiental tem a função de contribuir para que as corporações consigam se adequar à lei, evitando responsabilizações civis e criminais em consequência de prejuízos causados ao meio ambiente.

Compliance hospitalar

Instituições hospitalares enfrentam um grande desafio para manter a adequação a questões médicas, éticas, jurídicas e operacionais. Dessa forma, alinhar suas ações e estratégias para que os profissionais da saúde, os pacientes e os gestores estejam satisfeitos — e a legislação seja cumprida — é uma medida que pode ser alcançada com o compliance hospitalar.

Essas práticas contribuem não só para o âmbito privado, mas também para as relações mantidas entre essas instituições e o poder público.

Compliance no atendimento ao consumidor

O Código de Defesa do Consumidor operou mudanças significativas na forma como os clientes se relacionam com as empresas. Para que os fornecedores consigam atender às necessidades do seu público, tornou-se cada vez mais urgente agir de acordo com o que determina a lei.

A legislação aplicável às relações de consumo traz normas, que, quando executadas adequadamente, contribuem para que a empresa consiga se estabelecer no mercado e para que o consumidor seja atendido de forma adequada. Dessa maneira, a implementação e um programa de compliance garantem o atendimento aos direitos do consumidor, além de favorecerem o desenvolvimento empresarial.

Compliance anticorrupção

A corrupção no Brasil é um problema sistêmico, por isso, cada vez mais, tem se buscado alternativas para minimizar o problema. Foi a Lei Anticorrupção que consolidou o uso de práticas de compliance no ambiente empresarial brasileiro. Por isso, é natural que a estratégia seja muito utilizada em sistemas anticorrupção. Empresas que têm o seu nome associado a problemas de conduta desse tipo podem sofrer consequências graves junto ao mercado.

Apostando no compliance anticorrupção, os gestores de empresas, principalmente das que participam de licitações e contratos com o governo, podem prevenir problemas, evitando condutas inadequadas tanto de seus colaboradores quanto de gestores, parceiros e, até mesmo, de fornecedores.

Como implantar um modelo de compliance na empresa?

O gerenciamento de riscos é um processo que contribui significativamente para o desenvolvimento salutar de uma empresa. Nesse sentido, a implantação de um modelo de compliance é uma alternativa interessante para todo empresário, independentemente do porte da sua empresa ou do ramo de atuação.

No entanto, como será possível implementar um modelo de compliance na sua empresa? Bem, tudo começa com o suporte dos gestores que ocupam os cargos mais altos na organização. Sem a autorização deles, fica impossível colocar qualquer estratégia em prática.

Como mencionamos, o compliance deve ser construído para fortalecer a cultura da empresa, por isso, precisa estar diretamente em harmonia com a ética empresarial e o posicionamento de todos os profissionais envolvidos no negócio, começando pelos seus diretores e presidentes. Havendo concordância deles, o passo seguinte é o mapeamento dos processos do negócio. Confira, a seguir, os principais passos e como eles podem ser colocados em prática na sua organização!

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Mapear processos e fazer a análise dos riscos

Antes de começar a aplicar uma estratégia de compliance, é necessário conhecer o cenário e entender as características e os problemas de uma empresa. Isso pode ser feito por meio do mapeamento de processos. Nele, você poderá identificar como são os processos, como funciona o ciclo produtivo, quais são as práticas de cada departamento e como é a relação da empresa com seus colaboradores, fornecedores e clientes.

Para tornar o mapeamento efetivo, é interessante contar com o apoio dos profissionais que integram o negócio. Quem vivencia a rotina do setor tem condições de agregar informações que serão extremamente relevantes no momento de colocar em prática as ações preventivas e corretivas.

Ao estabelecer esse mapeamento, o gestor de compliance tem condições de entender a situação e o fluxo das atividades, identificando os responsáveis por cada uma delas, compreendendo as deficiências e tendo elementos que lhe permitam ir para o passo seguinte: a análise da legislação à luz das práticas adotadas pela empresa.

Analisar a legislação e normas regulamentadoras

Com um panorama completo sobre a empresa e seus processos, é possível analisar a legislação e entender quais são as ações e práticas adotadas que podem trazer risco para a organização empresária. Além das legislações tributária, trabalhista, ambiental, civil e de todas as demais que atuam sobre o negócio, também é necessário avaliar normas regulamentadoras. Com isso, será possível dividir os riscos por categorias, identificando o potencial de dano de cada um deles.

O objetivo é prever problemas e buscar formas de corrigir qualquer prática que não esteja de acordo com a lei. Nas situações em que não for possível eliminar os problemas, serão tomadas ações para minimizar os impactos gerados sobre o negócio.

Definir um código de conduta

O passo seguinte é a elaboração de um código de conduta, também conhecido como regimento interno. Ele trará normas que vão desde questões éticas e de comportamento até recomendações práticas para o dia a dia empresarial. Esse código de conduta valerá para todos os funcionários da empresa, independentemente da sua posição hierárquica dentro da companhia. Como mencionamos, o compliance só é efetivo quando todos estão cientes e dispostos a agir de acordo com a lei.

Além de ditar boas práticas, o regulamento também deverá trazer as penalidades que serão aplicáveis nos casos em que houver descumprimento das normas. Esse documento deverá ser compartilhado com todos e permanecer disponível para consulta por tempo indeterminado.

Treinar os colaboradores

A melhor forma de trazer informação e esclarecer as dúvidas dos colaboradores sobre a implementação de um modelo de compliance acontece por meio da realização de treinamentos.

Eles representam uma forma eficiente de conscientizar e orientar sobre a importância de adequar-se ao novo regulamento e a diretrizes externas e legais. Lembre-se de que você só poderá cobrar atitudes dos seus colaboradores depois que eles estiverem conscientes e informados a respeito do posicionamento da empresa.

Vale destacar que esse treinamento deve ser contínuo, uma vez que ele ajuda a fortalecer a cultura da organização, incentivando os colaboradores para que eles estejam alinhados com uma postura ética e voltada para o respeito à legislação.

Estabelecer a comunicação

A comunicação é um dos pontos-chave quando o assunto é compliance. Isso porque o incentivo à comunicação interna ajuda no fortalecimento da cultura voltada para boas práticas. A comunicação deve ser feita de diversas formas, desde o compartilhamento de materiais impressos até o uso de e-mails, redes sociais corporativas e demais ferramentas utilizadas pelos profissionais.

Criar canais de denúncia

Por fim, a última etapa no ciclo de implementação de um modelo de compliance é a criação de canais de denúncia. Você deve oferecer aos seus colaboradores meios de denunciar condutas que estejam em dissonância com a política da empresa.

Recomenda-se que se ofereça a possibilidade de envio de denúncias anônimas, já que elas ajudam na identificação de desvios sem causar prejuízos ao denunciante. Entretanto, para que esses canais sejam utilizados de forma adequada, é imprescindível que as empresas invistam no treinamento e na capacitação constante dos seus colaboradores.

Quais são as boas práticas de compliance?

Quando se fala em boas práticas de compliance, inúmeros exemplos vêm à mente, entretanto, alguns deles merecem destaque pelos seus resultados rápidos e eficazes. Confira, a seguir, quais são eles e descubra por que a sua empresa deve começar a adotá-los!

Controle interno e auditoria

A auditoria é diferente da análise, e isso vale não só para contratos, mas também para processos organizacionais. Em uma auditoria, são realizadas verificações internas que permitem identificar possíveis inadequações. O compliance tem, entre as suas práticas, a vantagem de realizar um controle interno e a auditoria da empresa, contribuindo para a identificação de falhas ou possíveis desvios de conduta.

Processos éticos de recrutamento e seleção

A forma como são realizados os processos de recrutamento e seleção de uma empresa diz muito sobre os seus resultados. O compliance contribui para o setor de Recursos Humanos na medida em que orienta e conduz os profissionais para que eles adotem boas práticas na contratação e na condução do relacionamento com os funcionários.

Transparência

Todas as ações de compliance são voltadas para a transparência das práticas empresariais. Isso se reflete no reconhecimento junto ao mercado e na minimização de riscos jurídicos e operacionais para a empresa.

Análise e monitoramento constantes

Além da implementação e da condução da transformação na cultura da empresa, o compliance também atua na análise e no monitoramento constante do negócio. Isso ajuda a identificar a necessidade de mudanças ou adequações ao que foi decidido durante o processo de implantação.

Como funciona o compliance de TI?

Reduzir custos de TI é um dos grandes objetivos dos empresários. Isso acontece porque o setor acabou se tornando muito importante para as empresas, o que se refletiu em um aumento de custos relevante. O compliance junto a esse setor ocupa um papel importante, já que, devido à falta de conhecimento e de preparo, faz com que muitas empresas acabem passando por problemas sérios com os seus departamentos de tecnologia da informação.

A sua aplicação na prática é semelhante à aplicação em outros setores de negócio, entretanto, ele é voltado para as áreas de tecnologia da empresa. Como a tecnologia vem crescendo e as empresas, cada vez mais, precisam dela, o compliance de TI acabou se tornando imprescindível dentro do planejamento empresarial.

Quais são as melhores práticas de compliance de TI?

O setor de tecnologia de informação é responsável pela segurança dos dados e das informações gerais de uma empresa. Por isso, é tão importante que esse setor esteja coberto pelo apoio do compliance. Boas práticas levam em consideração, por exemplo, o estabelecimento de políticas de controle de acesso de informações e o uso e o compartilhamento de dados.

Nesse contexto, as auditorias realizadas pelo compliance ajudam a identificar erros de gestão, dissonâncias com a legislação e mudanças necessárias para melhorar a segurança e garantir a legalidade das práticas. Confira, a seguir, algumas boas medidas que podem ajudar com o compliance de TI na sua empresa!

Apostar no Software As A Service (SAAS)

O modelo de SaaS vem ocupando um espaço significativo no mercado de tecnologia. Com ele, as empresas podem contratar terceiros para fornecerem toda a estrutura necessária para a implementação de um software que funcione via internet. A contratação desse tipo de sistema deve ser feita com o acompanhamento de profissionais especializados em contratos de TI, uma vez que o processo de contratação é complexo e envolve questões jurídicas e técnicas relevantes.

Utilizar ferramentas de cloud computing

O cloud computing, ou computação em nuvem, é uma forma de acessar servidores e bancos de dados com informações e documentos da empresa sem a necessidade de estar fisicamente dentro da organização. A manutenção da plataforma é feita pela empresa que oferece o serviço, que é responsável também pela segurança.

Ele pode ser acessado facilmente mediante o uso de um aplicativo web, sem a necessidade de hardwares específicos ou de um servidor físico alocado dentro da empresa. O uso de computação em nuvem é uma prática muito recomendada pelos especialistas de compliance, uma vez que garante a segurança das informações, minimizando significativamente o risco de perda ou de roubo de dados da empresa.

Usar ferramenta para o monitoramento de TI

Outra prática altamente recomendada é a utilização de ferramentas específicas para o monitoramento de TI. Elas contribuem para que se verifique o cumprimento das regras, ajudando a identificar rapidamente tentativas de fraude ou práticas ilegais. Os gestores precisam estar cientes da importância desse assunto, incentivando o uso adequado de ferramentas tecnológicas dentro da empresa, garantindo que os colaboradores mantenham uma postura ética e alinhada com as políticas internas e a legislação em vigor.

Como você pôde ver ao longo deste guia, o compliance é um tema complexo e que envolve diversos setores do mercado. Conhecer as demandas da sua empresa e investir em ações voltadas para a segurança jurídica e operacional do seu negócio contribui não só para a garantia da saúde financeira, mas também para o crescimento junto ao seu mercado de atuação.

Hoje, o compliance já é uma necessidade, uma vez que, cada dia mais, as empresas estão investindo nessas práticas, ampliando seus resultados e colocando-se à frente dos concorrentes que não fazem uso de práticas como essas em seus negócios.

Agora que você já conhece melhor os conceitos e as ações de compliance, que tal aprofundar o seu conhecimento sobre gestão empresarial e segurança jurídica? Então, confira nosso artigo sobre gerenciamento de riscos e entenda se ele é suficiente para eliminar desvios em projetos de TI.

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