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Vai assinar um contrato com empresa de ERP? Saiba o que fazer

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Assinar um contrato com empresa de ERP é um processo que envolve planejamento e conhecimento técnico, jurídico e comercial. Aliar esses conhecimentos traz mais segurança e eficácia na elaboração das cláusulas com os direitos e obrigações que serão assumidos pelas partes.

Os softwares ERP são sistemas integrados para gestão empresarial. A aplicação desse tipo de tecnologia no ambiente corporativo traz benefícios para a gestão, como um controle mais adequado do fluxo de caixa, o aprimoramento dos processos, a internalização da contabilidade e a redução de estoques.

No entanto, para atingir todos esses objetivos, é essencial que a empresa contrate fornecedores sérios e comprometidos com a entrega de um sistema de qualidade. Além disso, a responsabilidade com as obrigações firmadas no contrato faz toda a diferença na execução do projeto.

Hoje, apenas 6% dos projetos envolvendo ERP são concluídos respeitando as cláusulas contratuais, principalmente no que diz respeito aos prazos, custos e qualidade. Os demais são abandonados pelos prestadores de serviço, cabendo ao contratante arcar com o prejuízo. Esse tipo de conduta por parte dos fornecedores é bastante recorrente no mercado de TI e traz graves prejuízos para as empresas . O que pode ser feito para evitar o problema? Continue a leitura deste artigo e descubra!

Como buscar e avaliar um fornecedor de ERP?

Antes de buscar um fornecedor no mercado, é importante que a empresa realize um levantamento prévio das suas necessidades com relação ao sistema e ao orçamento disponível para investir nesse tipo de plataforma. Ter essas informações em mãos auxilia no contato com os fornecedores.

Hoje, é possível encontrar inúmeros fornecedores de ERP no mercado, mas como o empresário pode saber se o fornecedor é realmente adequado e atende às suas necessidades?

A primeira sugestão é a contratação de uma consultoria especializada para avaliar os fornecedores de softwares ERP disponíveis. Esses profissionais podem fazer uma análise completa de mercado, apresentando a melhor solução para o seu negócio. Além disso, eles auxiliam no processo de levantamento de informações e necessidades da sua organização.

Se a empresa não tiver interesse em contratar uma consultoria, também é possível delegar a tarefa de pesquisa para o gerente de TI. Se não houver esse tipo de profissional dentro da organização, outro meio de realizar esse processo de busca e seleção de fornecedores se dá por uma pesquisa de mercado.

Entretanto, é importante ficar atento, já que existem muitos fornecedores nesse setor e é comum encontrar profissionais com baixa qualificação. A dica é que a pesquisa se concentre em empresas vinculadas a entidades de pesquisa e estudo na área de TI, como o IDC, em plataformas especializadas; ou ainda em indicações de empresários que já utilizam soluções ERP em seus negócios.

Após a pesquisa e a seleção de fornecedores alinhados com os objetivos e as necessidades da organização, é necessário adotar algumas práticas que vão trazer mais segurança à contratação.

Entre elas, recomenda-se a realização de uma visita à sede do fornecedor de software ERP, conhecendo o executivo de vendas responsável pelo atendimento comercial da sua empresa.

Além disso, para que a aquisição do sistema ERP tenha êxito, é importante que o fornecedor realize uma apresentação técnica do sistema, com foco no segmento de atuação do seu negócio. Outra prática recomendada é uma visita a um cliente de referência desse fornecedor, preferencialmente que atue no seu segmento, que já utiliza o software ERP em sua rotina.

Por fim, após conhecer a fundo o fornecedor e as soluções por ele oferecidas, fica mais fácil para a empresa realizar a contratação com segurança, e é nesse aspecto que partimos para o próximo, e mais importante, cuidado necessário: a elaboração do contrato. 

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Qual é a importância de ter um contrato bem elaborado?

O contrato é documento por meio do qual as partes se comprometem, assumindo uma relação jurídica. A pactuação deve ser bem elaborada, a fim de mitigar riscos, preservando a relação.

O ERP é um dos sistemas que mais envolvem problemas contratuais, já que trata de um conjunto complexo de softwares interligados, vinculados a determinados setores, como o de compras, vendas, recursos humanos, financeiro, logística, produção, entre outros. Dessa maneira, ele é um contrato de prestação de um serviço que impacta o negócio como um todo, já que o sistema realiza a interligação entre setores e processos.

Um contrato mal elaborado pode representar problemas, como a implementação do sistema em atraso com o descumprimento do cronograma, a substituição frequente dos consultores e a consequente perda do histórico, a realização do pagamento integral do sistema sem que tenha sido entregue, a entrega de um layout não customizado, ou seja, que não atende às necessidades da empresa, ou, ainda, a implementação parcial de módulos, sem a entrega de todo o programa, inviabilizando o seu uso.

Esses são apenas alguns dos problemas que podem ser evitados ou minimizados com a contratação de uma empresa séria e a elaboração de um contrato alinhado com os objetivos e as perspectivas do negócio.

Quais são os cuidados necessários ao firmar um contrato de ERP?

Como você pode ver, a elaboração de um contrato é uma das etapas mais importantes para atingir o sucesso na implementação do sistema ERP. Mesmo que você tenha contratado um fornecedor sério e indicado por outras empresas, é imprescindível que seja firmado um documento prevendo todas as obrigações envolvendo a sua empresa e o contratado.

Nesse aspecto, o primeiro cuidado que merece atenção é a proposta. Normalmente, as propostas não costumam tratar de muitas questões contratuais, entretanto, algumas informações, como prazos e procedimentos, normalmente são apresentadas pelos fornecedores nessa etapa, razão pela qual é preciso que você tenha uma assessoria jurídica desde o início do processo.

Ao elaborar um contrato, é importante que se façam considerações iniciais. Nelas, são expostas todas as intenções da empresa contratante, confirmando a ciência dos envolvidos. Isso faz com que a contextualização das suas necessidades seja registrada por escrito e expressamente reconhecida pelo contratado.

Também é importante que o documento traga os conceitos de expressões com dupla interpretação. Por exemplo, alguns termos, como customização, erros no sistema e manutenção corretiva, devem ser explicados, a fim de evitar discussões ou questionamentos futuros.

As cláusulas que tratam do serviço contratado devem ser completas, estabelecendo tudo o que foi combinado durante as negociações. Por exemplo, o documento deve prever que a implantação do sistema só será considerada finalizada após a realização de todos os testes e a homologação de todos os módulos.

Todo o cronograma com os prazos para entrega deve estar descrito no contrato. Também é importante que os pagamentos estejam atrelados a essas entregas. Isso evita que o contratante pague a integralidade do serviço antes da conclusão e da entrega final do sistema.

A customização é outro aspecto que merece atenção, por isso, é importante que a sua empresa esteja assessorada durante o processo por profissionais com conhecimento técnico para elaborar as cláusulas de acordo com as necessidades do seu negócio.

Lembre-se, ainda, de que é preciso especificar questões envolvendo a manutenção (preventiva, corretiva, adaptativa etc.) do sistema e os prazos para realização de reparos.

Ainda, é recomendado incluir uma cláusula de confidencialidade, já que o fornecedor vai ter acesso a informações sigilosas sobre a sua empresa. Além disso, a propriedade intelectual também é um aspecto que deve ser observado, a fim de atender ao disposto na legislação e aos interesses da empresa contratante.

Além de colocar todas essas questões, recomendamos que você mantenha registro de todas as informações e dos contatos mantidos com a empresa, realizando atas de reunião ou aditivos contratuais, sempre que for necessário. Esses documentos auxiliam, caso ocorram a quebra do contrato e uma futura demanda judicial.

Um contrato de implementação de ERP deve ser muito bem elaborado, contemplando o maior número de situações e previsões possíveis. Dessa maneira, é imprescindível que a elaboração do documento seja feita por profissionais com conhecimento multidisciplinar jurídico, técnico e comercial. Isso traz mais segurança para todos os envolvidos e maior garantia de sucesso na implementação do sistema.

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