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Gestão de contratos: o guia completo de como reduzir custos

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A prática de gestão de contratos contribui significativamente para o desenvolvimento financeiro e estratégico de um negócio. Entretanto, muito embora seja altamente relevante, a prática de uma gestão qualificada nesse setor ainda não está consolidada no Brasil.

A boa notícia é que a gestão de contratos vem ganhando espaço dentro das empresas nacionais, especialmente nas grandes corporações, que já reconhecem e percebem a importância dessa estratégia na melhora do desempenho dos seus negócios

A perspectiva é que, cada vez mais, pequenas e médias empresas também invistam nesta gestão visando a reduzir custos e a melhorar o desempenho das suas atividades.

De acordo com levantamentos e notícias divulgadas pela Associação Nacional de Gestores de Contratos (ANGC), muitos gestores empresariais ainda não dão a devida atenção ao tema. Isso ocorre, principalmente, em razão da falta de conhecimento sobre o que é a gestão de contratos, seus benefícios e como ela funciona na prática.

A pergunta é: como a sua empresa está posicionada dentro desse cenário? Você investe em uma boa gestão de contratos no seu negócio? Será que os contratos atualmente em vigor atendem às necessidades da sua organização atingindo o grau máximo de eficiência?

Para ajudá-lo a encontrar as respostas para essas perguntas, preparamos este post especial com um panorama completo a respeito da gestão de contratos, partindo dos principais conceitos, objetivos, funcionamento e benefícios que ela pode trazer para o seu negócio. Acompanhe a leitura e entenda!

O que é gestão e análise de contratos?

A gestão — e análise — de contratos nada mais é do que um conjunto de métodos e procedimentos utilizados para acompanhar o cumprimento das cláusulas deste. Dessa forma, ela se apresenta como um instrumento que tem o escopo de monitorar todo o ciclo de um contrato.

Isso significa que a gestão de contratos é um processo que se inicia antes mesmo da existência fática do documento, uma vez que se preocupa com a negociação, o planejamento e a formulação das cláusulas contratuais.

Além disso, ela abrange também a gestão e o controle da execução dos serviços ou obrigações firmadas no documento, acompanhando todos os atos que envolvem o cumprimento do que foi assumido pelas partes envolvidas. Por exemplo, em um contrato de ERP, a gestão de contratos tem o papel de assessorar na formulação, na execução do serviço, na entrega do software e em todos os demais itens que compõem o conjunto de contratos necessários para a aquisição de um ERP, como os contratos de aquisições de licenças, os serviços de implatação e suporte e os de manutenção do sistema. Ou seja, a gestão de contratos de ERP é de fundamental importância, não só depois que o contrato já entrou em vigor, mas principalmente durante a sua elaboração, já que podemos comparar a relação entre o cliente e o fornecedor deste protudo/serviço a um casamento e, por isso, podemos dizer que esta relação não se encerra.

Quando se fala em gestão de contratos, é importante destacar a sua tecnicidade, uma vez que, em algumas situações específicas, como uma crise econômica ou na inadequação de alguma cláusula na prática, pode ocorrer a necessidade de aprimoramento ou adaptação do documento. Nesses casos, o apoio de profissionais especializados contribui para que todo o processo de gestão seja mais eficiente e benéfico para a empresa.

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Qual é a função da gestão de contratos?

De forma objetiva, a gestão de contratos tem a função principal de aprimorar o processo que envolve a formulação e a execução de um contrato. Ela vale para qualquer tipo de contrato em vigor dentro de uma empresa, ou seja, abrange contratos de locação, contratos de prestação de serviços e, até mesmo, os contratos mais complexos, como é o caso daqueles que envolvem a implantação de sistemas.

Além da vantagem no aprimoramento dos processos vinculados à execução de um contrato, a gestão também garante mais segurança jurídica para a empresa e otimização do tempo com o cumprimento das cláusulas de forma mais eficiente, além de permitir um uso mais inteligente dos recursos financeiros destinados a cada contrato.

Tendo como exemplo os contratos que são de recorrência, aqueles referentes a produtos ou serviços com pagamentos periódicos e que, em sua maioria, possuem renovação automática após o término, a importância de realizar a gestão destes contratos se deve ao fato de que nas datas de renovação automática, por exemplo, é possível renegociar valores, analisar os concorrentes e optar pelo melhor custo-benefício. Quando a gestão não é feita e os prazos para renovação automática vencem, os preços a serem pagos se tornam obsoletos e o cliente acaba pagando um valor alto por um serviço que já não é considerado tão bom.

Qual é o ciclo de vida de um contrato?

Todo contrato tem um ciclo de vida, e isso significa que ele passa por diversas etapas desde a sua concepção até o momento do seu encerramento. Entender que etapas são essas e como elas se relacionam com a gestão auxilia na compreensão das estratégias e das ações que podem ser adotadas com o escopo de melhorar a eficiência desses documentos.

Além disso, acompanhar cada etapa de forma individualizada contribui para que o gestor consiga avaliar se cada etapa e seus parâmetros estão sendo devidamente cumpridos.

Primeira etapa: fase de negociação

O desenvolvimento de um contrato começa bem antes da sua existência de fato. Isso significa que a fase de negociação entre as partes contratante e contratada já pode ser considerada a etapa de concepção de uma ideia e a base que vai sustentar a relação comercial.

Isso significa que é nesse momento que as partes envolvidas vão tratar de todas as questões que, posteriormente, serão documentadas no contrato. Por essa razão, é importante dar a devida atenção e garantir que a negociação seja feita de forma clara e objetiva entre todos os envolvidos.

Segunda etapa: fase de pré-contratação

Nessa etapa, as partes já têm acordados entre si os principais parâmetros da negociação, ou seja, já foram decididas questões sobre cronogramas, preços e o objeto do contrato. No momento, os envolvidos estão desenvolvendo um rascunho do documento, registrando por escrito todo o acordo já estabelecido verbalmente.

É durante a elaboração do contrato que são esboçadas todas as exigências da contratação, do pagamento e as demais questões que envolvem a negociação.

Terceira etapa: fase de contratação

Essa etapa se destaca como o momento em que ocorre a efetiva formalização do acordo. Ou seja, são realizados pequenos ajustes em cláusulas contratuais, caso necessário, e o documento é assinado por todos os interessados.

Vale destacar que o documento deverá ser elaborado com uma atenção especial às questões que envolvem aspectos jurídicos e técnicos, garantindo que ele esteja alinhado com a legislação e também com as necessidades do contratante e as possibilidades do contratado.

Quarta etapa: fase de execução

Assinado o contrato e formalizado o interesse das partes, o documento passa para a fase de execução, que é o momento no qual o objeto contratado passa a ser cumprido de fato.

Esse é um momento importante para a gestão dos contratos uma vez que se acompanha o cumprimento dos cronogramas de trabalho, a adequação do serviço com o que foi contratado e a regularidade das prestações em relação aos termos contratuais.

Nessa fase, a gestão é dividida em três partes. A primeira é a técnica, que abrange a execução do acordo com base na técnica a ele atrelada e envolve, ainda, a Gestão de Projetos. Por exemplo, em contratos de ERP, a parte técnica está atrelada à Tecnologia da Informação.

A segunda parte diz respeito às questões administrativas e está relacionada, principalmente, com a organização, o armazenamento e o controle dos contratos em andamento. A terceira parte, por sua vez, está atrelada ao setor financeiro e auxilia na condução de um planejamento acerca de como será feito o pagamento das obrigações assumidas no contrato.

Também é nessa fase que são ajustadas questões sobre prazos e prorrogações, nos casos em que sejam cabíveis. A gestão de contratos é responsável por todo esse controle e acompanhamento junto ao fornecedor e ao contratante.

Quinta etapa: Encerramento E renovação do contrato

Por fim, chegamos à fase do encerramento ou da renovação do contrato. O encerramento pode se dar após o fim da vigência previamente acordadoa entre as partes ou quando a entrega do projeto é efetuada. Enquanto que a para a renovação do contrato há sempre um período determinado.

Na gestão de contrato, essa é a etapa mais importante de todo o trabalho, tendo em vista que é o momento de apuração do cumprimento das obrigações e da verificação se aquele serviço atende às necessidades e demandas do contratante.

Como funciona o processo de gestão de contratos?

O principal objetivo do gerenciamento de um contrato está em garantir que o acordo firmado entre as partes envolvidas transcorra conforme previsto no documento. Por isso, o processo de gestão de contratos começa na pré-contratação, seguindo na negociação, pré-execução, execução, entrega final e possíveis alinhamentos.

Dessa forma, o gestor deve, preferencialmente, estar presente em todas essas etapas, acompanhando resultados e participando no que for necessário para garantir o bom desempenho do objeto firmado naquele documento.

Existem diversas maneiras de realizar o gerenciamento de contrato e elas costumam variar de acordo com as especificidades do documento e as particularidades de cada empresa. A seguir, elencamos o processo geral que pode ser aplicado por qualquer organização, adaptando-se a possíveis necessidades específicas de cada negócio.

Contratação de um profissional especializado

A empresa deve ter um profissional direcionado exclusivamente para o gerenciamento dos seus contratos. Essa é uma tarefa que demanda tempo e conhecimento, por isso, é tão importante ter alguém que possa atuar exclusivamente nesse setor.

Em caso de contratos muitos específicos, como contratos de TI para implementação de sistemas ERP, vale buscar um serviço de outsourcing, com uma empresa especializada e que possa oferecer todo o suporte e a assessoria, desde o processo de escolha dos fornecedores até a administração do contrato e a documentação das fases e do andamento do serviço.

O gestor de contratos é o responsável por monitorar e controlar todos os serviços e, em casos de erros ou imprevistos, atuar de forma ativa e rápida para corrigir os problemas, evitando possíveis danos financeiros ou gerenciais para a empresa.

Análise das necessidades do negócio e levantamento da situação atual

Com a contratação do profissional, o próximo passo será a realização de uma análise sobre as necessidades do negócio, com um levantamento completo do cenário na qual ela se encontra atualmente.

É nesse momento que o gestor vai avaliar contratos em andamento, uma possível necessidade de reengenharia de contrato e ajustes que permitam alcançar um desempenho de alto nível para a organização empresária.

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Acompanhamento e equilíbrio entre necessidades e finanças

O passo seguinte no processo de gestão de contratos é o acompanhamento constante, tanto dos contratos propriamente ditos quanto da capacidade dos fornecedores de atender e executar as obrigações ali assumidas.

Esse processo é muito importante, pois, hoje, para que você tenha uma ideia, em contratos de ERP, apenas 29% dos projetos são concluídos respeitando as cláusulas contratuais no que diz respeito ao cumprimento de prazo, custo e qualidade; 52% são concluídos, mas apresentam desvios das premissas supracitadas e 19% são abandonados, geralmente pelo contratante, que arca com todo o prejuízo.

A gestão de contrato atua justamente nesse sentido, acompanhando e tomando medidas preventivas que visam a evitar o descumprimento ou a descontinuidade no contrato.

Isso significa que a assinatura do contrato não é o fim de um processo, mas o início de uma etapa de acompanhamento frequente. Essa supervisão não se limita à empresa do fornecedor contratado, mas abrange também a execução do serviço, o cumprimento dos prazos e o monitoramento dos relatórios de produtividade.

Supervisão e acompanhamento dos relatórios

O passo seguinte, que também envolve a atividade de gestão de contrato, é a supervisão e acompanhamento dos relatórios.

Normalmente, a gestão de contratos vem seguida de uma etapa em que são emitidos relatórios que trazem informações gerais sobre o contrato e um histórico de toda a sua evolução. Com eles, fica mais fácil entender sobre o andamento da execução dos serviços, tendo um excelente suporte para o processo de tomada de decisão.

Como você pode ver, a gestão de contratos inclui a supervisão de todo o andamento de um contrato, do início ao fim. Esse processo é acompanhado na análise do histórico de todo o contrato, da detecção de possíveis problemas e do encaminhamento de uma solução.


Ela também inclui o controle dos prazos, dos vencimentos de pagamentos, da necessidade de realizar possíveis aditamentos, da apresentação de relatório e do gerenciamento de riscos e custos.

Quais são os benefícios da gestão de contratos?

Quem adota a prática de gestão de contratos no seu negócio conhece bem os benefícios que ele traz para a empresa.

Entretanto, para quem ainda não aplica na prática, fica difícil compreender até que ponto esses benefícios realmente compensam um investimento nesse tipo de serviço. Pensando nisso, elencamos, a seguir, as principais vantagens da gestão de contratos, ajudando-o a entender por que você deve começar a considerar a adoção dessa estratégia na sua empresa. Confira!

Vantagem competitiva

Em um mercado cada vez mais dinâmico e tomado de novas empresas, a vantagem competitiva é um diferencial buscado por todas as organizações que miram o crescimento. Conceitualmente, quando se fala em vantagem competitiva, estamos falando na capacidade de uma empresa de produzir bens ou serviços de forma mais eficiente e qualificada que as empresas concorrentes do seu mercado.

O uso de contratos e uma gestão adequada desses documentos ajudam as organizações empresárias a reter essa vantagem, uma vez que permitem ao gestor planejar e reter recursos econômicos de forma mais inteligente.

Em outras palavras, a empresa ganha em qualidade e evita gastos desnecessários, o que lhe permite qualificar suas ações e melhorar o desempenho do seu negócio.

Nesse sentido, a gestão de contratos é uma ação estratégica que, quando utilizada pela empresa, garante a ela um resultado que vai gerar impacto na sua concorrência.

Maior controle de prazos

Outro benefício da gestão de contratos é o controle dos prazos. Nesse ponto, é importante destacar que muitas empresas não realizam o controle adequado dos prazos dos seus contratos. Isso acaba gerando problemas sérios na execução dos serviços e nos resultados.

Prazos para cumprimento de obrigações e vencimentos de contrato devem ser acompanhados para evitar problemas futuros, especialmente se a parceria comercial sofrer algum tipo de problema ao longo da fase de execução dos serviços.

Os gestores acompanham o cronograma de execução dos serviços, a compatibilidade das entregas com as datas acordadas, o vencimento do contrato e os prazos para renovações automáticas, sendo essa etapa final o momento mais adequado para realizar a revisão dos termos em caso de interesse na renovação ou dilação do prazo.

Produtividade

O trabalho de gestão de contratos permite que o empresário tenha em mãos dados relevantes, como cronogramas de trabalho, prazos de pagamento e relatórios de trabalho. O acesso a essas informações melhora a eficácia e a produtividade de todos os envolvidos.

Nesse sentido, ao monitorar os contratos, a empresa fará o gerenciamento não só do trabalho, mas também do relacionamento e das despesas realizadas com os fornecedores, melhorando o seu desempenho e prevenindo possíveis problemas que possam surgir no decorrer da execução do contrato.

Custos mais baixos

Reduzir custos é uma das principais preocupações dos empresários. Nesse aspecto, a gestão de contratos oferece ferramentas que contribuem, de forma significativa, para que os gestores consigam reduzir os custos do seu negócio.

Pense em um exemplo prático: um contrato de prestação de serviços de fornecimento de um sistema ERP. Sem uma gestão adequada, existe um risco muito maior de que o contrato tenha problemas e de que esses problemas impactem nas finanças da empresa. Por outro lado, com a gestão de contratos, é possível minimizar e, em alguns casos, eliminar completamente o risco, impactando diretamente na redução dos custos com aquele serviço.

Como a gestão e análise de contratos reduz custos?

O gestor de contratos participa de todas as etapas de aquisição de um serviço ou produto. Ou seja, ele está presente na escolha dos fornecedores, na elaboração do rascunho do contrato, na fase de assinatura do documento e na execução do serviço, documentando e monitorando todas essas fases.

Na prática, ele é o responsável por estabelecer um cronograma de monitoramento dos contratos, documentando todas as fases e informações relevantes que envolvem o projeto. Dessa forma, além de prever problemas, ele tem condições de aplicar planos de ação preventivos e corretivos, visando a garantir a eficiência, gerenciando riscos e minimizando danos.

Isso demonstra o quão importante é a gestão de contratos sob a perspectiva de planejamento de uma empresa. E é justamente nesse ponto que ela acaba se tornando um diferencial sob a ótica financeira.

Com a supervisão permanente dos contratos, a empresa economiza na compra de produtos, na aquisição de serviços e na redução de gastos com problemas ocasionados por contratos que não tiveram o acompanhamento necessário e, com isso, acabaram por gerar danos nas finanças da empresa.

Assim, a gestão de contratos permite encontrar preços mais acessíveis, fornecedores mais competentes e um controle mais eficiente da prestação dos serviços. Tudo isso se traduz em economia e melhor aproveitamento dos recursos financeiros de uma companhia.

O investimento na contratação de um gestor significa a redução de custos com procedimentos administrativos relacionados à elaboração de novos contratos, aditivos, busca de novos fornecedores ou, até mesmo, a necessidade de novas contratações e o pagamento duplicado pelo mesmo serviço.

Como fazer uma gestão e análise de contratos eficiente?

O empresário deve ter em mente que um responsável pela gestão de contratos deve ter conhecimento jurídico e técnico na área que é objeto daquele documento.

Nos casos de contratos de ERP, por exemplo, é importante que o gestor conheça a legislação contratual, tendo conhecimento específico sobre Direito do Consumidor, Lei de Software, Direito Civil e Direito Autoral, bem como conhecimento técnico na área de Tecnologia da Informação.

Esses profissionais, além de deterem o conhecimento necessário para realizar uma boa gestão, terão condições de fazê-la de acordo com as particularidades de cada caso. A seguir, listamos algumas dicas de práticas comuns na rotina de gestão de contratos, entretanto, é importante destacar que os procedimentos podem variar de uma situação para outra.

Registre todas as ações e os eventos

Uma das principais tarefas do gestor está em fazer o registro completo de todas as ações e eventos envolvendo o contrato. Isso significa manter o histórico e a documentação relativos à troca de e-mails, ao envio e ao recebimento de documentação, registros de pagamentos, entre outros.

Fique atento aos prazos

Como já mencionamos, o cronograma e os prazos de um contrato têm um papel relevante em toda a gestão, já que auxiliam no controle e na eficiência da prestação do serviço. Por isso, uma gestão e uma análise de contratos devem estar acompanhadas de um gerenciamento eficiente dos prazos.

Revise constantemente os termos do contrato

Por fim, outra prática importante dentro da gestão e acompanhamento de um contrato é a revisão constante dos seus termos. Isso porque, ao longo da execução do documento, é possível que aconteçam mudanças na situação, tanto do contratante quanto do contratado.

O acompanhamento dos processos e das necessidades e a adequação dos termos do contrato, caso se façam necessários, ajudam a garantir a eficiência e a minimizar os riscos para a empresa.

Como você pôde ver ao longo deste artigo, a gestão de contratos é uma prática que vem ganhando espaço no mercado brasileiro, principalmente em razão da sua característica preventiva e dos benefícios que ela agrega para a organização.

Apostar nesse tipo de prática pode ser um diferencial competitivo e operacional que vai trazer mais segurança jurídica para sua empresa, garantindo a execução mais tranquila e eficiente dos contratos mantidos com os seus fornecedores.

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